Archivierung von Spool-Daten

In Unternehmen werden große Mengen an Belegen und Journalen über den Drucker ausgegeben. Die dabei erzeugten Spool-Dateien übernimmt COLD/READ für die Archivierung in DocuWare. Die in den Dateien enthaltenen Dokumente lassen sich originalgetreu anzeigen, mit Anmerkungen und Stempeln versehen und ausdrucken.

Funktionsweise

Hierbei handelt es sich um einen selbständig ablaufenden Prozess, der von jedem Desktop-PC oder Server aus gestarten werden kann, der sowohl Zugriff auf die Spool-Daten als auch das DocuWare Archiv besitzt. Der Einleseprozess kann manuell, ereignisgesteuert oder zeitversetzt erfolgen. Die Umwandlung erfolgt in ein spezielles DocuWare-Format (CL5-Format). Optional erfolgt die Konvertierung in TIFF. Dies bietet den Vorteil des Aufbringens von Anmerkungen und/oder Stempeln, da jedes Dokument einzeln gespeichert wird. Das Dokument steht unmittelbar nach dem Einlesen zur Recherche, nach Indexbegriffen oder individuell enthaltenen Begriffen/Werten bereit. Ältere Dokumente können, vesehen mit Suchdatenbanken und Recheremodul, auf CD/DVD oder anderen Datenträgern ausgelagert werden.